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会议公司的服务流程有哪些

2018-11-26 16:48:10 | 热度:

摘要:  随着经济的发展,越来越多的企业规模在不断扩大,因此对于会议的规范要求也越来越高,因此这些企业经常都会选择让会议公司来完成他们的整个会议,提高会议质量。因此现在会议公司的发展已经越来越好,并且他们的

  随着经济的发展,越来越多的企业规模在不断扩大,因此对于会议的规范要求也越来越高,因此这些企业经常都会选择让会议公司来完成他们的整个会议,提高会议质量。因此现在会议公司的发展已经越来越好,并且他们的服务流程也越来越专业高质量,那么会议公司的服务流程具体是哪些呢?来了解一下吧。
  
  一、会前准备工作
  
  在会议之前,会议公司要先和会议的主办者进行商谈,向会议主办者提供会议策划和报价,然后根据会议主办者的要求进行相应的改进,并且带领会议主办者到会议场地进行实地参观,在符合会议主办者要求后与其签订合同,完成定金的支付,最后提前准备好会议中所需要的资料。

会议公司的服务流程

  二、会中工作
  
  会议公司要完成参加会议人员的接待工作,并且为他们安排好酒店住宿。安顿好相关人员后,完成会议场地的布置工作,提供好相应的服务。并且对会议期间参会人员的用餐、娱乐等方面提供服务,保证会议期间他们的人身财产安全。
  
  三、会后工作
  
  会议结束后对会议的服务进行总结、评估,对会议代表的反馈意见进行处理,然后把会议的资料、发言稿、会议记录等资料进行汇总整理,和会议主办者进行费用结算,最后欢送参加会议的代表人员。
  
  这些就是会议公司的基本服务流程,总的来说会议公司的工作就是完成会议之前的准备工作,然后在会议举行的过程中做好各方面的服务,最后在会议结束后进行相应的资料整理和收尾工作。借助会议公司来进行会议的召开,可以让会议的整体质量有很大提高,对于会议的效率也有很大的推进作用。
  
  一场会议的成功与否基本都是依靠会议整个的流程在逐步的进行,也就是具有规划性的会与流程是成功的首要的条件,作为专业的会议公司,调整完整的会议流程是非常重要的,今天我们就来看下专业的会议公司的服务流程。
  
  1、会议承接
  
  会议公司根据客户的需求和客户进行沟通,初步了解客户的召开会议的时间和地点,了解会议的类型以及客户对于本次会议基本的要求。
  
  2、会议策划和报价
  
  根据会议的主办方的相关的要求进行会议初步的策划和构想,然后按照这样的思路和要求设定初步的会议方案,然后按照这样的要求拿出切实可行的会议方案和针对这个方案的基本的报价。
  
  3、跟进客户
  
  这个时候就是会议公司和客户之间谈判的问题,也就是针对策划方案的不同的见解进行沟通,然后在这个基础上及时的咨询客户,以便对于策划案和价格提出要求,以至于在价格和方案的满意度上面加分,并且根据客户的需求能够拿出不同的备选方案。
  
  4、实地考察
  
  也就是在客户接受会议公司的报价和方案以后,就会实际的往方案当中充实内容,这个时候需要进行实地考察,考察的是会议的地点、设施。环境、交通等情况,虽然是微小的细节,但是也会因为实际情况的考虑而在会议的细节流程中提现。
  
  5、签订合同
  
  会议初步计划确定以后,会议的主办方应该和会议公司进行签订合同,也就是在合同中把双方应该尽到的责任和需要履约的地方约束清楚,同时也是一种责任的确定,都应该以书面的形式描述出来,同时要在合同中和客户落实付款的方式,把付款方式落实到合同中是不可缺少的一个部分,这也是规避风险的最好的方式。
  
  如果你想找一家专业的会议公司帮你承办一场大型会议的话,最好先对他们的服务流程做一个基本了解哦。
  
  一般来说,如果你的公司想举办一场大型会议的话,是要先和专门承办这类业务的会议公司来进行项目咨询工作的,也就是说要先谈一下会议的基本情况,了解一下具体的费用大概如何,如果觉得可以继续合作的话,就可以再和会议公司进行后续的事宜了。
  
  肯定是要去会议的具体场地进行实地调研的,会议公司需要根据会议场地的具体情况来写一份大概的会议方案策划出来,和委托方共同进行探讨以及修改,如果双方达成一至共识的话,就可以进行这个会议项目的确认工作了。
  
  然后要做的就是具体合同的签订了,等承办合同签订好了以后会议公司就要进行最完善的会议方案撰写工作了,要把会议的每个细节都写清楚才行,因为这就相当于会议准备工作的指南针了,后续所有的事情都是要严格按照这个方案来进行具体执行的。
  
  当活动执行这一步完成以后,就需要进行相关的评估以及验收工作了,要由委托方来检查一下会议的所有准备工作是否到位,比如说会场的前期宣传工作做的如何,会议的参会人员是否通知到位,请贴是否已经寄送,如果是在外地开会的话,相关的机票以及住宿问题是否已经解决等等问题都是要向会议公司了解清楚才行的。
  
  等所有问题都解决以后,也就可以正式开始会议了,当会议的过程当中出现突发情况的话,还需要会议公司一起帮忙进行解决,目地就是让会议能够继续顺利的进行下去,会议结束之后,也就是整个服务流程的完结了。

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